Masaüstü yazıcıları azaltma: ortak cihazlara geçiş

Kısa cevap: Her masada ayrı yazıcı bulunan ofislerde sayfa başı maliyet yüksektir, sarf çeşidi fazladır, arızalar dağınıktır ve belgelerin güvenliği kontrol edilemez. Ortak ve ağa bağlı çok fonksiyonlu cihazlara geçiş (konsolidasyon); toner çeşidini azaltır, sayfa başı maliyeti düşürür, merkezi izleme ve güvenli baskı sağlar. Doğru planlama, cihazların yürüme mesafesine yerleştirilmesi ve kullanıcılara geçiş gerekçesinin anlatılmasıyla yapılmalıdır.

Neden ortak cihaz?

Geçiş adımları

1. Mevcut tüm yazıcıları, hacimlerini ve sarf maliyetlerini listeleyin.
2. Departman bazında ihtiyacı ve yürüme mesafesini planlayın.
3. Ortak cihazları seçip güvenli baskı ve tarama iş akışlarını kurun.
4. Gizlilik gerektiren sınırlı sayıda istisnayı belirleyin.
5. Kullanıcılara kısa eğitim verin ve geçişi kademeli yapın.
6. Eski cihazları veri silme sonrası envanterden çıkarın.

İstisnalar

• Yoğun ve gizli belge basan birimler (ör. insan kaynakları) için güvenli baskı yeterli değilse ayrı cihaz.
• Etiket, fiş gibi özel yazıcı ihtiyaçları.
• Uzak ve tek kişilik lokasyonlar.

Konuyla ilgili: kurumsal baskı politikası, ofiste yazıcı yerleşimi ve ortak kullanım ve yönetilen baskı hizmeti (MPS).

Sık sorulan sorular

Çalışanlar ortak yazıcıya itiraz eder mi?

İlk başta edebilir; güvenli baskı, yakın konum ve kısa eğitim kabulü kolaylaştırır.

Kaç kişiye bir ortak cihaz yeterli?

Baskı hacmine ve yerleşime göre değişir; genellikle bir kat veya departman için bir çok fonksiyonlu cihaz yeterlidir.

Eski masaüstü yazıcılar ne yapılmalı?

Veri silme işlemi yapılıp geri dönüşüm veya uygun şekilde elden çıkarma yapılmalıdır.