Yazıcıdan E-postaya Tarama: SMTP Ayarı ve Gönderim Hataları

Kısa cevap: Yazıcı taranan belgeyi bir giden posta sunucusu (SMTP) üzerinden gönderir. Bunun için web arayüzünde sunucu adresi, port, şifreleme türü, gönderen adresi ve kimlik bilgileri tanımlanır. Çalışan bir kurulum çoğunlukla hesap parolası değiştiğinde, sağlayıcı eski oturum açma yöntemini kapattığında, port ile şifreleme uyuşmadığında veya ek boyutu sınırı aşıldığında bozulur.

SMTP ekranında doldurulacak alanlar

Kurumsal e-postayla doğru kurulum

1. Microsoft 365, Google Workspace gibi sağlayıcının yazıcı ve tarayıcılar için önerdiği yöntemi belirleyin: kimlik doğrulamalı gönderim, uygulama parolası veya SMTP aktarma (relay).
2. Çalışan hesabı yerine yalnızca gönderim için kullanılan ayrı bir servis hesabı açın; personel ayrıldığında tarama durmaz.
3. Bu hesabı güçlü bir parolayla koruyun ve parolayı kayıt altına alın.
4. Yazıcının web arayüzünde SMTP bilgilerini girip test e-postası gönderin.
5. Alan adınızda SPF, DKIM, DMARC kayıtları varsa yazıcının gönderim yolunu bunlarla uyumlu hale getirin.
6. Cihaz yazılımını güncel tutun; eski sürümler yeni TLS sürümlerini desteklemeyebilir.

Tarama e-postası gitmiyorsa: belirtiye göre kontrol

• Kimlik doğrulama hatası: Parola değişmiş, hesap kilitlenmiş, iki adımlı doğrulama açılmış ya da temel kimlik doğrulama kapatılmış olabilir.
• Sunucuya bağlanılamıyor: Sunucu adı, port, DNS ve güvenlik duvarındaki giden port kontrol edilir.
• TLS/SSL hatası: Şifreleme türü porta uymuyor veya yazıcı yazılımı eskidir.
• Küçük taramalar gidiyor, büyükler gitmiyor: Ek boyutu sınırı aşılıyordur; çözünürlüğü düşürün, siyah-beyaz veya sıkıştırılmış PDF seçin.
• Gönderildi görünüyor ama ulaşmıyor: Alıcının spam klasörü ve sağlayıcının gönderim kayıtları incelenir.

Lexmark ipucu: Lexmark cihazlarda e-posta ayarlarını değiştirdikten hemen sonra kendi adresinize tek sayfalık bir test taraması gönderin. Hata oluşursa cihazın web arayüzündeki kayıtlar, sorunun kimlik doğrulamada mı yoksa bağlantıda mı olduğunu ayırt etmeye yardımcı olur. Sağlayıcıların SMTP kuralları zamanla değiştiği için güncel belgelerini esas alın.

Adres defteri ve kalıcı düzen

• Sık kullanılan alıcıları ve birim adreslerini adres defterine kaydedin; mümkünse kurumsal dizinden arama yapın.
• Güvenlik için gönderimi kurum içi alan adlarıyla veya kullanıcının kendi adresiyle sınırlamayı değerlendirin.
• Büyük veya gizli belgeleri e-posta yerine ağ klasörüne ya da belge yönetim sistemine tarayın.
• Sağlayıcının güvenlik değişikliği duyurularını takip edin.

Sık sorulan sorular

E-postaya tarama daha önce çalışıyordu, neden birden durdu?

En sık neden gönderim hesabının parolasının değişmesi veya sağlayıcının eski oturum açma yöntemlerini kapatmasıdır. Yazıcının desteklemediği bir şifreleme sürümüne geçilmesi de gönderimi durdurabilir.

Yazıcıda hangi SMTP portu seçilmeli?

Sağlayıcıların çoğu 587 portunu STARTTLS ile önerir; bazıları 465 portunu SSL/TLS ile kullanır. Port ve şifreleme türü birbiriyle uyumlu seçilmelidir.

Yazıcıdan gelen taramalar neden spam klasörüne düşüyor?

Gönderen adres ve kullanılan sunucu, alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarıyla uyumlu değilse alıcı sunucular iletiyi şüpheli sayar. Yazıcıyı alan adının yetkilendirdiği sunucu üzerinden gönderim yapacak şekilde ayarlayın.

E-postaya mı klasöre mi taramak daha doğru?

Tek seferlik ve küçük belgeler için e-posta pratiktir. Düzenli arşivlenecek, büyük veya gizli belgeler için ağ klasörü ya da belge yönetim sistemi daha uygundur.

Konuyla ilgili rehberler: Yazıcı Kullanıcı Kılavuzu ve Sürücüye Nereden Ulaşılır?, Bulut Baskı (Cloud Print) Nedir?, Ofiste Kâğıt Tasarrufu Nasıl Sağlanır?, Avukatlık Büroları İçin Yazıcı ve Tarayıcı Rehberi. Tüm konular için Yazıcı Bilgi Bankası ve Lexmark toner uyumluluk tablosu.