BT Envanteri ve Lisans Takibi: İşletmeler İçin Rehber

Kısa cevap: BT envanteri; işletmedeki bilgisayar, yazıcı, ağ cihazı, telefon ve yazılım lisanslarının kimde olduğunu, ne zaman alındığını, garanti ve lisans bitiş tarihlerini gösteren güncel listedir. Envanter olmadan lisansların süresi fark edilmeden dolar, garantisi devam eden cihaz ücretli tamir ettirilir ve işten ayrılan personelin cihazları takip edilemez. Küçük işletmelerde düzenli tutulan bir tablo bile iyi bir başlangıçtır; cihaz sayısı arttıkça envanter yazılımı kullanılır.

Envanterde hangi bilgiler tutulmalı?

• Cihaz bilgisi: Tür, marka, model, seri numarası ve demirbaş numarası.
• Kullanıcı ve konum: Cihazın kimde ve hangi birimde olduğu.
• Tarihler: Alım tarihi, garanti bitişi ve varsa bakım sözleşmesi bitişi.
• Yazılım ve lisanslar: İşletim sistemi, ofis paketi, antivirüs, muhasebe ve tasarım programları; lisans türü, adedi ve yenileme tarihi.
• Ağ bilgisi: Sabit IP adresi verilen cihazlar ve yönetim paneli erişim bilgilerinin nerede saklandığı.

Envanter neden önemli?

• Maliyet kontrolü: Kullanılmayan lisanslar iptal edilir, gereksiz satın almaların önüne geçilir.
• Yenileme planı: Hangi cihazların eskidiği görülür, bütçe yıllara yayılarak planlanır.
• Güvenlik: Güncelleme almayan eski sistemler ve korumasız cihazlar tespit edilir.
• İşe giriş ve çıkış: Yeni personele hazır cihaz verilir, ayrılan personelin cihaz ve hesapları eksiksiz geri alınır.
• Arıza ve garanti: Arızalı cihazın garantide olup olmadığı hemen görülür.

Lisans uyumluluğu

Yazılımların lisans koşullarına uygun kullanılması hem hukuki hem de güvenlik açısından önemlidir. Ev sürümü yazılımların ticari kullanıma izin vermemesi, kullanıcı sayısından az lisans alınması ya da lisanssız yazılım kullanımı işletmeyi risk altına sokar. Lisanssız ve kaynağı belirsiz yazılımlar ayrıca zararlı kod içerebilir. Antivirüs tarafındaki lisans konusunu kurumsal antivirüs rehberimizde, ofis paketi seçimini Microsoft 365 mi Google Workspace mi yazımızda ele aldık.

Envanter nasıl güncel tutulur?

Envanterin en büyük sorunu zamanla eskimesidir. Her yeni cihaz alımında, cihaz el değiştirdiğinde ve personel ayrıldığında kaydın güncellenmesi bir iş kuralı haline getirilmelidir. Ağdaki cihazları otomatik tarayan envanter yazılımları, donanım ve yazılım bilgisini kendiliğinden toplayarak elle tutulan listelerdeki eksikleri kapatır. Bu iş genellikle bakım anlaşması ve uzaktan destek kapsamında düzenli olarak yapılır.

İlgili rehber: küçük işletmede BT bütçesi planlama

Sık sorulan sorular

Küçük bir ofis için envanter yazılımı gerekli mi?

Birkaç bilgisayarlı bir ofiste düzenli güncellenen bir tablo yeterli olabilir. Cihaz sayısı ve şube sayısı arttıkça otomatik tarama yapan bir yazılım zaman kazandırır ve hata payını azaltır.

Eski cihazlar ne zaman envanterden çıkarılmalı?

Cihaz kullanımdan kaldırıldığında, içindeki veriler güvenli şekilde silindikten ya da disk imha edildikten sonra envanterde “hurdaya ayrıldı” olarak işaretlenir. Bu kayıt, verinin güvenle yok edildiğinin de belgesidir; ayrıntılar SSD yükseltme ve eski disk yazımızda.

Lisans yenileme tarihleri nasıl kaçırılmaz?

Envanterdeki bitiş tarihleri için takvim hatırlatmaları kurulur ve yenilemeden önce kullanım gözden geçirilir. Böylece hem kesinti yaşanmaz hem de artık kullanılmayan lisanslar yenilenmez.