e-Fatura ve e-Arşiv Geçiş Süreci: İşletmeler İçin Yol Haritası

Kısa cevap: e-Fatura geçişinde üç karar verilir: mali mühür ya da e-imzanın temin edilmesi, faturaların hangi yöntemle kesileceği (portal, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon) ve mevcut ön muhasebe programının bu yöntemle çalışıp çalışmadığı. Zorunluluk sınırları ve süreler dönem dönem değiştiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekir.

Bu yazı sürecin teknik tarafını anlatır; mali müşavirlik hizmeti yerine geçmez.

Mali mühür mü, e-imza mı?

Tüzel kişiler (şirketler) için mali mühür, şahıs işletmeleri için ise nitelikli elektronik imza kullanılır. Başvuru ve temin süreci birkaç gün sürebildiğinden, geçiş tarihinden önce başlatılmalıdır. Cihazın saklanacağı yer ve parolasının kimde olacağı da başta belirlenmelidir; faturanın kesilemediği günlerin çoğu, mühür cihazının ya da parolasının bulunamamasından kaynaklanır.

Portal, entegratör ve entegrasyon arasındaki fark

• Portal: Faturaların resmi portal üzerinden elle kesildiği, maliyeti en düşük yöntemdir. Aylık fatura sayısı azsa uygundur; çok sayıda fatura kesen işletmede ciddi bir iş yükü yaratır.
• Özel entegratör: Bir hizmet sağlayıcı üzerinden çalışılır; ön muhasebe programıyla entegre edilebilir, kontor ya da abonelik bedeli ödenir. İşletmelerin büyük bölümü bu yöntemi kullanır.
• Doğrudan entegrasyon: Kendi sisteminin resmi altyapıyla doğrudan konuştuğu, teknik ekip gerektiren yöntemdir; büyük ölçekli yapılar için uygundur.

Ön muhasebe ve e-ticaret uyumu

Geçişte en çok zaman kaybettiren nokta, kullanılan ön muhasebe programının seçilen entegratörle çalışıp çalışmadığının sonradan fark edilmesidir. Karar öncesi programın desteklediği entegratör listesi sorulmalıdır. İnternetten satış yapılıyorsa siparişlerin faturaya otomatik dönüşmesi büyük kolaylık sağlar; bu akış kurulurken müşteri bilgilerinin (vergi numarası, vergi dairesi, adres) sipariş formunda eksiksiz toplandığından emin olunmalıdır. Program seçimini ön muhasebe rehberimizde ele aldık.

Arşivleme ve yedekleme

Elektronik faturaların belirli bir süre saklanması gerekir. Bu sorumluluk işletmeye aittir; entegratörün sisteminde durması tek başına yeterli sayılmaz, özellikle hizmet sonlandığında. Bu nedenle faturaların bir kopyasının düzenli olarak kendi ortamınıza indirilmesi ve yedeklenmesi gerekir. Yıl sonunda topluca indirmek yerine aylık bir düzen kurmak, hem güvenli hem de denetimde iş kolaylaştırır. Yedekleme düzeni için veri yedekleme rehberimize bakabilirsiniz.

İlgili rehberler: e-imza ve mali mühür ve e-irsaliyeye geçiş süreci

Sık sorulan sorular

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark ne?

e-Fatura, sistemde kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. Sistemde kayıtlı olmayan alıcılara ve son tüketiciye kesilen belgeler ise e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. İkisi de elektroniktir, farklı olan alıcının durumudur.

İnternet kesilirse fatura kesemez miyim?

Portal ve entegratör yöntemleri çevrimiçi çalışır. Sürekli fatura kesen işletmelerde yedek bir internet hattı (örneğin mobil hat) bulundurmak, kesinti günlerinde satışın durmamasını sağlar.

Geçiş ne kadar sürer?

Mali mühür temini ve başvuruların tamamlanması genellikle birkaç iş günü alır; program entegrasyonu ve personel eğitimi için bir hafta ayrılması rahat bir geçiş sağlar. Zorunluluk tarihine gün kala başlamak, en çok sorun çıkan senaryodur.

İlgili ürünler ve rehberler: Bu konuyla ilgili ürünleri ve detaylı rehberleri Hepsi Yazıcı’da bulabilirsiniz: Doküman tarayıcılar · Doküman tarayıcı seçimi