E-imza ve Mali Mühür Nedir? Farkları ve Kart Okuyucu Sorunları

Kısa cevap: E-imza, gerçek bir kişiye ait nitelikli elektronik sertifikayla atılan ve o kişinin kimliğini doğrulayan elektronik imzadır; güvenli elektronik imza, kanunda sayılan istisnalar dışında elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Mali mühür ise işletme, yani vergi mükellefi adına düzenlenen elektronik sertifikadır ve e-fatura, e-arşiv ve e-defter gibi uygulamalarda belgelerin işletme adına imzalanması için kullanılır. Kısaca e-imza kişiyi, mali mühür kurumu temsil eder. Her ikisi de genellikle akıllı kart ya da USB token üzerinde taşınır ve bilgisayarda çalışması için kart okuyucu sürücüsü ile imza uygulamasının doğru kurulması gerekir.

E-imza ile mali mühür arasındaki farklar

• Sahibi: E-imza gerçek kişi adına, mali mühür ise vergi mükellefi olan işletme adına düzenlenir.
• Kullanım alanı: E-imza resmi yazışmalar, kamu uygulamalarında başvurular ve sözleşmeler gibi kişisel imza gereken işlerde; mali mühür elektronik fatura, defter ve benzeri mali belgelerde kullanılır.
• Temin: E-imza yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından, mali mühür ise mali uygulamalar için yetkilendirilmiş kamu sertifika merkezinden alınır.
• Şahıs işletmeleri: Bazı uygulamalarda şahıs işletmesi sahibinin e-imzası mali mühür yerine kullanılabilir; hangisinin gerektiği mali müşavirinize danışılarak belirlenir.

Kart okuyucu ve sürücü sorunları

1. Kart okuyucu tanınmıyor: Okuyucunun üreticisine ait sürücü kurulur, farklı bir USB girişi denenir ve USB çoklayıcı yerine doğrudan bilgisayara takılır.
2. Sertifika görünmüyor: Kartın çipli yüzünün doğru yönde takıldığı, kart sürücüsünün ve imza uygulamasının güncel olduğu kontrol edilir.
3. Tarayıcıda imza atılamıyor: Kullanılan uygulamanın istediği imza aracı ya da eklenti güncel sürüme yükseltilir, tarayıcı yeniden başlatılır.
4. PIN hatası: PIN birkaç kez hatalı girilirse kart bloke olur; bloke kaldırma işlemi sertifika sağlayıcısının yöntemiyle yapılır, deneme yanılmayla devam edilmez.
5. Süre sonu: Sertifikaların geçerlilik süresi vardır; süresi dolan sertifika imza atmaz, yenileme süre dolmadan başlatılır.

Güvenli kullanım

• Kart ya da token, PIN ile birlikte başkasına verilmez; kullanım dışında bilgisayarda takılı bırakılmaz.
• Mali mühür yalnızca yetkilendirilmiş bilgisayar ve kişiler tarafından kullanılır.
• Yenileme tarihleri bir takvimde izlenir.
• İmza işlemlerinin yapıldığı bilgisayarlar güncel tutulur ve zararlı yazılımlara karşı korunur.

Elektronik belge süreçlerini e-fatura ve e-arşiv geçiş süreci, program seçimini ön muhasebe programı seçimi, bilgisayar güvenliğini kurumsal antivirüs ve uç nokta koruması yazımızda anlattık.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir.

Sık sorulan sorular

E-imza başkası adına kullanılabilir mi?

Hayır. E-imza sahibinin şahsına özeldir ve atılan imza onun iradesi sayılır. Kart ve PIN başkasıyla paylaşılmamalıdır; hukuki sonuçlar için hukuk danışmanınıza danışın.

Mali mühür birden fazla bilgisayarda kullanılabilir mi?

Kart ya da token taşınabilir olduğu için gerekli sürücü ve uygulamalar kurulu olan farklı bilgisayarlarda kullanılabilir. Ancak kimlerin hangi bilgisayarda kullanacağı kontrollü biçimde belirlenmelidir.

Mobil imza e-imzanın yerini tutar mı?

Mobil imza, SIM kart üzerinde taşınan bir e-imza türüdür ve kart okuyucu gerektirmez. Kullanılacak uygulamanın mobil imzayı kabul edip etmediği önceden kontrol edilmelidir.