İşe Giriş ve Çıkışta BT Kontrol Listesi: Hesaplar, Cihazlar ve Yetkiler

Kısa cevap: Yeni çalışanın ilk gün verimli başlayabilmesi için bilgisayarı, e-posta ve program hesapları, yazıcı ve ağ erişimi önceden hazırlanmalıdır. İşten ayrılan çalışanda ise hesaplar aynı gün kapatılmalı, cihazlar geri alınmalı ve verileri devredilmelidir. Bu iki süreç yazılı bir kontrol listesine bağlandığında hem güvenlik açıkları hem de zaman kaybı önlenir.

İşe giriş: ilk günden önce hazırlanacaklar

• Cihaz: Bilgisayar güncellenmiş, standart programlar kurulmuş, güvenlik yazılımı ve yedekleme ayarları yapılmış olarak teslim edilir.
• Hesaplar: Kurumsal e-posta, ofis paketi, muhasebe ya da ERP, CRM ve paylaşım klasörleri için hesaplar göreve uygun yetkiyle açılır.
• Güvenlik: İlk girişte parola değişikliği ve iki adımlı doğrulama kurulumu zorunlu tutulur.
• Yazıcı ve telefon: Yazıcı, tarama kısayolu ve dahili telefon tanımlanır.
• Kısa bilgilendirme: Parola kuralları, dosyaların nereye kaydedileceği, şüpheli e-postanın nasıl bildirileceği anlatılır.

Parola ve iki adımlı doğrulama düzenini parola yöneticisi rehberimizde anlattık.

İşten çıkış: aynı gün yapılması gerekenler

• E-posta, VPN, uzak masaüstü ve tüm program hesapları kapatılır ya da askıya alınır.
• Ortak kullanılan hesapların parolaları değiştirilir.
• Bilgisayar, telefon, kart ve anahtarlar teslim alınır.
• Çalışanın e-postaları ve dosyaları yöneticisine ya da yerine gelen kişiye devredilir.
• Kamera kayıt cihazı, alarm ve geçiş kontrol sistemlerindeki yetkiler kaldırılır.

Uzaktan erişim tarafını kurumsal VPN rehberimizde ele aldık.

Standart cihaz imajı ve envanter

Birden fazla bilgisayarın aynı programlar ve ayarlarla hazırlanması için standart bir kurulum şablonu kullanmak, her yeni cihazın hazırlanma süresini kısaltır ve kullanıcılar arasında farklılıkları azaltır. Hangi cihazın kime verildiği ve hangi lisansların atandığı envantere işlenmelidir; ayrıntılar BT envanteri ve lisans takibi yazımızda.

İlgili rehber: kurumsal mobil cihaz yönetimi (MDM)

Sık sorulan sorular

Ayrılan çalışanın e-posta hesabı hemen silinmeli mi?

Hemen silmek yerine önce oturum açma engellenir, gelen postalar ilgili kişiye yönlendirilir ve gerekli yazışmalar arşivlenir. Hesabın ne zaman kapatılacağı ve verinin ne kadar saklanacağı işletme politikasına göre belirlenir.

Yeni çalışana eski bilgisayar verilebilir mi?

Verilebilir; ancak önceki kullanıcının verileri yedeklendikten sonra cihaz temiz kurulumla sıfırlanmalı, güncellemeleri yapılmalıdır. Cihaz yavaşsa yükseltme seçeneklerini SSD yükseltme mi yeni bilgisayar mı yazımızda anlattık.

Bu işleri kim yapmalı?

İnsan kaynakları giriş ve çıkış tarihlerini bildirir; teknik adımları bilgi işlem sorumlusu ya da bakım anlaşması yapılan destek firması uygular. Sürecin bir form ya da talep sistemiyle başlatılması, adımların atlanmasını önler.