Kurumsal E-posta Arşivleme: Yedekten Farkı ve Doğru Kurulum

Kısa cevap: E-posta arşivleme, gelen ve giden kurumsal e-postaların belirlenen kurallara göre uzun süre, değiştirilemez ve aranabilir biçimde saklanmasıdır. Yedekleme bir kayıp ya da arıza sonrasında sistemi geri getirmeyi amaçlarken arşiv, geçmişteki belirli bir yazışmayı yıllar sonra bile bulup gösterebilmeyi sağlar. Doğru kurulumda saklama süreleri mevzuat ve işletme ihtiyacına göre tanımlanır, kullanıcıların arşivden e-posta silmesi engellenir, yetkili kişiler tüm arşivde arama yapabilir ve işten ayrılan çalışanların posta kutuları kaybolmaz.

Arşiv ile yedek arasındaki fark

• Amaç: Yedek sistemi geri yüklemek içindir; arşiv belirli yazışmayı bulmak ve kanıtlamak içindir.
• Süre: Yedekler genellikle belirli bir döngüyle yenilenir; arşiv tanımlı saklama süresi boyunca korunur.
• Değiştirilemezlik: Arşivdeki kayıtlar kullanıcı tarafından silinemez ya da değiştirilemez.
• Arama: Arşivde gönderen, tarih, konu ve içerik üzerinden hızlı arama yapılır.

Kurulum adımları

1. Hangi e-postaların ne kadar süre saklanacağı hukuk ve mali danışmanla birlikte belirlenir.
2. Kullanılan e-posta platformunun yerleşik arşiv ve saklama özellikleri ya da ayrı bir arşiv çözümü seçilir.
3. Saklama kuralları tanımlanır ve kullanıcıların arşivden silmesi engellenir.
4. Arşivde arama ve dışa aktarma yetkisi yalnızca belirli kişilere verilir.
5. İşten ayrılan çalışanların posta kutuları arşive alınarak korunur.

Kaçınılması gerekenler

• E-postaları kullanıcı bilgisayarlarındaki kişisel arşiv dosyalarında saklamak; bu dosyalar kolayca bozulur ve kaybolur.
• Posta kutusu dolduğunda eski e-postaları rastgele silmek.
• Arşiv erişimlerini kayıt altına almamak.

E-posta altyapısını kurumsal e-posta kurulumu, hesap güvenliğini Microsoft 365 güvenlik ayarları, yedeklemeyi veri yedekleme rehberimizde anlattık.

İlgili rehberler: dolan e-posta kutusu ve kota sorunu ve KEP (kayıtlı elektronik posta)

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir.

Sık sorulan sorular

E-postalar ne kadar süre saklanmalı?

Süre; ticari yazışmalara, mali kayıtlara ve kişisel verilere ilişkin mevzuata ve işletmenin ihtiyacına göre değişir. Kişisel veriler ise amaç için gerekli süreden uzun tutulmamalıdır. Kesin süreler hukuk ve mali danışmanla belirlenmelidir.

Ayrılan çalışanın e-postaları ne olmalı?

Posta kutusu hemen silinmez; arşive alınır ya da yetkili bir kişiye devredilir. Gelen e-postalar için otomatik yanıt ya da yönlendirme tanımlanır. Adımları işe giriş ve çıkışta BT kontrol listesi yazımızda ele aldık.

Arşiv posta kutusu dolmasını önler mi?

Evet. Eski e-postalar arşive taşındığında kullanıcı posta kutusu hafifler ve performans iyileşir; e-postalar ise kaybolmadan aranabilir kalır.