Ofiste Yedek Cihaz ve Parça Bulundurmak: Neler, Kaç Adet?

Kısa cevap: Ofiste yedek cihaz ve parça bulundurmanın amacı, sık bozulan ya da arızası işi durduran bileşenler için servis beklemeden dakikalar içinde çalışmaya dönebilmektir. Genellikle klavye, fare, ağ ve güç kabloları, dizdüstü adaptörü gibi ucuz ve sık ihtiyaç duyulan malzemeler birkaç adet; kurulumu hazır bir yedek bilgisayar, ağın tek noktası olan switch ya da modem için bir yedek ise kritik iş sürekliliği için tutulur. Yedeklerin sayısı, kullanıcı sayısına, cihazların standartlaşma düzeyine ve bir arızanın işe maliyetine göre belirlenir. Yedekler etiketlenmeli, çalışır durumda olduğu düzenli kontrol edilmeli ve kullanıldığında yerine yenisi alınmalıdır.

Hangi parçalar yedekte tutulur?

• Çevre birimleri: Klavye, fare ve kulaklık; en sık değişen ve en ucuz parçalardır.
• Kablo ve adaptörler: Farklı uzunlukta ağ kabloları, monitör kabloları, güç kabloları ve kullanılan dizdüstü modellerine uygun şarj adaptörleri.
• Yedek bilgisayar: Standart programları kurulu, güncel tutulan bir bilgisayar arıza ya da yeni personel için hazır bekler.
• Ağ cihazları: Ofisteki tek switch ya da kablosuz erişim noktası bozulduğunda tüm ofisi etkiler; aynı modelden bir yedek ya da en azından geçici bir cihaz bulundurulabilir.
• Depolama: Sunucu ya da NAS disklerinden biri arızalandığında hemen takılabilecek uyumlu yedek disk.
• Güç: UPS aküsünün değişim tarihi izlenir; kritik cihazlar için yedek priz çoklayıcı ve UPS.

Adet nasıl belirlenir?

1. Son dönemde hangi parçaların ne sıklıkla bozulduğu destek kayıtlarından çıkarılır.
2. Her parça için tedarik süresi ve arıza durumunda işin ne kadar etkilendiği değerlendirilir.
3. Ucuz ve sık bozulan parçalar için birkaç adet, pahalı ama kritik cihazlar için bir adet yedek hedeflenir.
4. Cihaz modelleri standartlaştırılarak aynı yedeğin birden fazla cihaza uyması sağlanır.
5. Garanti ve yerinde servis kapsamı güçlü cihazlar için yedek sayısı azaltılabilir.

Yedeklerin yönetimi

• Yedekler BT envanterine kaydedilir ve kilitli bir dolapta saklanır.
• Yedek bilgisayarın güncellemeleri ve antivirüsü düzenli olarak yapılır.
• Yedek ağ cihazlarının ayar yedeği hazır tutulur; böylece değişim dakikalar içinde yapılır.
• Kullanılan yedeğin yerine yenisi sipariş edilir.

Envanter tutmayı BT envanteri ve lisans takibi, arıza senaryolarını BT felaket kurtarma planı, cihaz yenilemeyi kurumsal bilgisayar yenileme döngüsü yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Küçük ofiste yedek bilgisayar gerekli mi?

Bir kullanıcının bilgisayarsız kalması işi ciddi şekilde aksıtıyorsa, ofis küçük olsa bile hazır bir yedek bilgisayar faydalıdır. Yenilenen cihazlardan uygun olan biri bu amaçla değerlendirilebilir.

Yedek modem ya da ikinci internet hattı gerekir mi?

İnternet kesintisi işi durduruyorsa ikinci bir hat ya da mobil yedek bağlantı değerlendirilir. Ayrıntılar internet hattı ve yedek bağlantı yazımızda.

Yedek disk uzun süre dolapta bekletilebilir mi?

Bekletilebilir; ancak diskin modelinin sistemle uyumlu kaldığı ve garanti süresinin nasıl işlediği kontrol edilmelidir. RAID sistemlerinde diskler arasında model ve kapasite uyumu önemlidir.