WhatsApp ile İş Yazışmaları: Veri Güvenliği ve Doğru Kullanım

Kısa cevap: WhatsApp iş iletişimini hızlandırır; ancak kontrolsüz kullanıldığında müşteri bilgileri, teklifler ve belgeler çalışanların kişisel telefonlarına dağılır. Güvenli kullanım için iş yazışmalarının mümkünse işletmeye ait bir hat ve WhatsApp Business hesabı üzerinden yürütülmesi, iki adımlı doğrulamanın ve ekran kilidinin açık olması, kayıp telefonda hesabın hızla kurtarılması, hassas belgeler ve şifrelerin sohbetlerde paylaşılmaması gerekir. İşten ayrılan çalışanlarda iş grubu ve müşteri yazışmalarının şirkette kalması için kurallar önceden belirlenmelidir.

Başlıca riskler

• Kayıp ya da çalınan telefon: Kilitsiz bir telefonda tüm iş yazışmaları, fotoğraflar ve belgeler başkasının eline geçebilir.
• Hesap ele geçirme: Telefona gelen doğrulama kodunu bir bahaneyle isteyen dolandırıcılar hesabı ele geçirip kişinin rehberine sahte mesaj gönderebilir.
• İş ve özel karışması: Kişisel numarayla yürütülen müşteri ilişkisi, çalışan ayrıldığında onunla birlikte gider.
• Kontrolsüz yedek: Sohbet yedekleri kişisel bulut hesaplarına alınır; işletme bu verilere erişemez ve silinmesini sağlayamaz.
• Aşırı paylaşım: Kimlik fotokopisi, sözleşme ya da şifre gibi bilgilerin gruplarda paylaşılması kişisel veri riskleri doğurur.

Güvenli kullanım kuralları

1. Müşteri iletişimi için işletmeye ait bir numara ve WhatsApp Business hesabı kullanılır.
2. Tüm hesaplarda iki adımlı doğrulama PIN kodu açılır ve doğrulama kodları kimseyle paylaşılmaz.
3. Telefonlarda ekran kilidi, uzaktan bulma ve silme özellikleri etkinleştirilir.
4. Bağlı cihazlar listesi düzenli kontrol edilir, tanınmayan oturumlar kapatılır.
5. Şifre, kart bilgisi ve kimlik belgesi sohbetlerde paylaşılmaz; belge paylaşımı için yetkili kurumsal araçlar kullanılır.
6. İş grupları işletme adına açılır ve birden fazla yönetici atanır.

Telefon kaybolursa ya da çalışan ayrılırsa

• Kayıp telefon: Hat operatörden hemen askıya alınır, WhatsApp hesabı yeni bir cihazda aynı numarayla etkinleştirilir, bağlı cihazlardaki oturumlar kapatılır ve iletişim listesindekiler bilgilendirilir.
• Ayrılan çalışan: Şirket hattı ve hesabı devralınır, çalışan iş gruplarından çıkarılır, müşterilere yeni iletişim kanalı bildirilir.
• Kurumsal cihaz: Şirket telefonları mobil cihaz yönetimi ile yönetildiğinde uzaktan kilitleme ve silme mümkün olur.

Cihaz yönetimini kurumsal mobil cihaz yönetimi, hesap korumasını parola yöneticisi ve iki adımlı doğrulama, çalışan çıkış süreçlerini işe giriş ve çıkışta BT kontrol listesi yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

WhatsApp uçtan uca şifreli ise neden risk var?

Uçtan uca şifreleme mesajları aktarım sırasında korur; ancak telefonun kendisi, sohbet yedekleri ve hesabın ele geçirilmesi bu korumanın dışındadır. Riskin büyük bölümü cihaz ve hesap güvenliğinden kaynaklanır.

Çalışanlar kişisel telefonlarını iş için kullanabilir mi?

Kullanılabilir, ancak iş verilerinin ayrıldığı, ekran kilidinin zorunlu olduğu ve ayrılışta iş verilerinin nasıl teslim edileceğinin yazılı olduğu bir politika gerekir. Mümkünse iş iletişimi işletmeye ait bir hat üzerinden yürütülür.

Müşteri belgeleri WhatsApp ile alınabilir mi?

Kimlik ve sözleşme gibi kişisel veri içeren belgeler için erişimi sınırlı kurumsal paylaşım araçları daha uygundur. WhatsApp ile alınan belgeler gerekli sisteme aktarıldıktan sonra telefondan silinmelidir. Paylaşım kurallarını bulut dosya paylaşımında yetki yönetimi yazımızda ele aldık.