Yönetilen Baskı Hizmeti (MPS) Nedir, Kimler İçin Uygundur?

Kısa cevap: Yönetilen baskı hizmeti (Managed Print Services, MPS), bir kurumun yazıcı ve fotokopi cihazlarının temini, sarf malzemesi, bakımı ve izlenmesinin tek bir sözleşmeyle hizmet sağlayıcıya devredilmesidir. Cihazlar uzaktan izlenir, toner bitmeden gönderilir, arızaya belirlenen sürede müdahale edilir; ücret ise sayfa başı ya da sabit aylık bedel olarak belirlenir. Temel hedef, dağınık ve görünmeyen baskı maliyetlerini ortaya çıkarmak ve azaltmaktır.

MPS projesi hangi aşamalardan geçer?

1. Analiz: Cihaz sayısı, konumu, yaşı, aylık baskı hacmi ve mevcut maliyetler çıkarılır.
2. Sadeleştirme: Gereksiz masaüstü yazıcılar azaltılır, ortak çok fonksiyonlu cihazlar doğru noktalara yerleştirilir.
3. Kurulum: Cihazlar ağa alınır, güvenli baskı ve tarama iş akışları yapılandırılır.
4. İzleme: Sarf seviyeleri ve arızalar uzaktan takip edilir, toner otomatik gönderilir.
5. Raporlama: Departman bazlı baskı hacmi ve maliyet raporları paylaşılır.
6. İyileştirme: Kullanım verisine göre cihaz yerleşimi ve baskı kuralları güncellenir.

Kuruma sağladığı kazanımlar

Sözleşme imzalamadan önce kontrol listesi

• Siyah beyaz ve renkli sayfa başı bedeller ayrı ve açık yazılmış mı?
• Minimum aylık sayfa taahhüdü ve aşım ücreti ne kadar?
• Arızaya müdahale ve yedek cihaz süreleri tanımlandı mı?
• Sözleşme bitiminde cihazların ve üzerlerindeki verilerin ne olacağı belirtildi mi?
• Kağıt fiyata dahil mi, değil mi?

Lexmark ipucu: Lexmark’ın bulut tabanlı filo yönetimi çözümü (Lexmark Cloud Fleet Management) ile uyumlu cihazların sarf seviyeleri ve uyarıları merkezi olarak izlenebilir. MPS teklifi alırken mevcut cihazlarınızın bu tür izlemeye uygun olup olmadığını sormanız, filonun ne kadarının sözleşmeye girebileceğini netleştirir.

Sık sorulan sorular

MPS küçük işletmelere uygun mu?

Yalnızca birkaç cihazı olan işletmeler için de sadeleştirilmiş sayfa başı veya bakım sözleşmeleri fayda sağlayabilir.

MPS ile cihaz kiralama aynı şey mi?

Hayır. Kiralama cihazın finansmanını çözer; MPS ise cihaz, sarf, bakım ve izlemenin birlikte yönetilmesidir. İki model aynı sözleşmede birleştirilebilir.

Mevcut yazıcılarımız MPS kapsamına alınabilir mi?

Durumu uygun olan cihazlar genellikle izleme sistemine eklenerek sözleşmeye dahil edilebilir.

Konuyla ilgili rehberler: Renkli Baskı Maliyeti Nasıl Düşürülür?, Fotokopi Bakım Sözleşmesi ve Sayaç Okuma: Nelere Dikkat Edilmeli?, Fotokopi ve Kırtasiye Dükkanına Hangi Cihaz Alınmalı?, 10 Kişilik Ofis İçin Yazıcı Önerisi. Tüm konular için Yazıcı Bilgi Bankası ve Lexmark toner uyumluluk tablosu.